会議が終わるたびに、議事録をまとめる作業が地味に重い。
今回は、Google Meet の文字起こしとAIを使って、会議後の議事録作成をどこまで楽にできるか試した記録です。
結論から言うと、議事録はAIで作れます。
ただし、AIに渡す前の文字起こしデータを少し整えることが大事でした。
伊那や上伊那の会社で「会議のあとの議事録づくりが重い」と感じている方の参考になれば嬉しいです。
困っていたこと
会議そのものより、終わったあとの議事録作成に時間がかかっていました。
会議中にメモを取りながら話を聞く。
終わったあとに内容を思い出しながら整理する。
決定事項や宿題を抜き出す。
この作業は、思った以上に集中力を使います。
特に、社内会議や店長会議のように話題がいくつも出る会議では、あとから整理するのが大変です。
「誰が何を言ったのか」
「何が決まったのか」
「次に誰が何をするのか」
ここを間違えると、議事録として使いにくくなります。
議事録の専任担当を置ける会社は、伊那・上伊那ではほとんどないと思います。総務や現場のリーダーが、会議のあとに時間を割いて書いているのが実情ではないでしょうか。
試したこと
使ったのは Google Meet です。
Google Meet で会議を行いながら、文字起こし機能を使ってテキストデータを取得しました。
そのテキストをAIに渡して、議事録に整えてもらう流れです。
最初は、文字起こしデータをそのまま Gemini に渡して、
「議事録を作成して」
と依頼しました。
最初にうまくいかなかったこと
結果は、惜しかったです。
ある程度きれいな議事録にはなりました。
ただ、発言者の情報がところどころ抜けていました。
原因は、Google Meet の文字起こしデータです。
文字起こしでは、誰が話したかを自動で識別してくれます。
しかし、私の音声がうまく認識されていない部分がありました。
そのため、AIに渡した時点で、
「誰の発言か分からない文章」
が混ざっていたのです。
AIへの指示が悪かったというより、渡した材料に不足がありました。
修正してClaudeに渡した
そこで、文字起こしテキストを自分で一度開きました。
やったことは大きく3つです。
- 参加者名が正しく入っているか確認する
- 明らかにおかしい文字起こしを直す
- 発言者が分かるように最低限整理する
そのうえで、今度は Claude に渡しました。
プロンプトはかなりシンプルです。
「この文字起こしを、会議の議事録として読みやすく整理してください。
決定事項、確認事項、次回までの宿題が分かるようにしてください。」
これだけで、かなり読みやすい議事録になりました。
やってみて分かったこと
今回やってみて分かったのは、AIへの指示よりも、渡すデータの質が大事だということです。
文字起こしがぐちゃぐちゃなままだと、AIも正確な議事録を作れません。
逆に、参加者名や発言の流れがある程度分かる状態にして渡すと、AIはかなりきれいに整理してくれます。
大事なのは、最初から完璧な文章を作ることではありません。
AIが理解しやすい材料を渡すことです。
議事録に入れてもらうと便利な項目
AIに議事録を作ってもらうときは、次の項目を指定すると使いやすくなります。
- 会議名
- 開催日
- 参加者
- 議題
- 決定事項
- 確認事項
- 次回までの宿題
- 担当者
- 期限
特に大事なのは、決定事項と宿題です。
会議の内容を全部きれいにまとめるより、
「何が決まったのか」
「誰が次に何をするのか」
が分かる方が、実務では役に立ちます。
試してみるなら
まずは、社内の小さな会議で試すのがおすすめです。
いきなり重要な会議で使うより、失敗しても困らない会議で流れを確認した方が安心です。
流れはシンプルです。
- Google Meet で文字起こしを取る
- 文字起こしデータを確認する
- 参加者名や明らかな誤字を直す
- AIに議事録として整理してもらう
- 最後に人間が確認する
この流れなら、議事録作成の負担はかなり減らせます。
今回の学び
AIに議事録を作ってもらうときのポイントは、丸投げしすぎないことです。
会議の文字起こしをそのまま渡して終わり、では少し危ないです。
一度だけ人間が確認して、
「誰が話したか」
「大事な発言が抜けていないか」
「決定事項が正しく拾われているか」
を見てから使うのが現実的です。
AIは、議事録作成の全部を完璧に代わってくれるというより、面倒な整理作業をかなり助けてくれる存在です。
伊那・上伊那の会社でこそ、この使い方が効く理由
この方法は、人手の限られた地方の中小企業にこそ向いていると感じています。
1. 議事録の専任担当を置けない
書記を置く余裕がない会社ほど、AIに下書きを任せる効果が大きくなります。人間の仕事は「最後の確認と修正」だけになります。
2. 新しい投資が要らない
Google Meet のように、すでに使っているツールの文字起こし機能から始められます。専用の議事録システムを導入する必要はありません。
3. 浮いた時間を現場に返せる
会議のあとの1時間が10分になれば、その分を接客や本来の業務に回せます。少人数の会社ほど、この差は大きいはずです。
まとめ
議事録作成は、AIと相性が良い仕事です。
ただし、ポイントは文字起こしデータの質です。
きれいな材料を渡せば、AIはかなり実用的な議事録を作ってくれます。
逆に、発言者が分からない、誤字が多い、話の流れが崩れている状態だと、仕上がりも不安定になります。
まずは小さな会議で試してみる。
文字起こしを少し整えてからAIに渡す。
最後は人間が確認する。
この流れなら、会議後の議事録作業をかなり軽くできます。
同じような作業で困っている方へ
「会議後の議事録作成を楽にしたい」
「文字起こしをどう活用すればいいか分からない」
「AIに何を頼めばいいか分からない」
伊那市・上伊那近郊の会社の方、そんな作業があればお気軽にご相談ください。
店舗運営、総務人事、会議資料、議事録、Excel作業など、現場で使える形を一緒に考えます。
